Determinar níveis de recurso do serviço II

f) Gerenciar o andamento dos serviços

Neste item, acompanha-se a execução dos serviços ao longo do dia e constando que determinados serviços não poderão ser executados, eles serão marcados como “impedidos". Verifica-se também se existem serviços que estavam "impedidos", mas que agora já podem ser executados. Em função da quantidade de serviços, avaliam se as equipes estão bem definidas e adequadas para o serviço. Elas podem estar superdimensionadas ou subdimensionadas. Por fim, é necessário saber que serviços estão sendo concluídos para que se faça a "Apropriação de Serviços".

g) Registrar serviços e recursos

Neste processo registram-se os serviços que foram feitos nos equipamentos. Existem várias formas de se "apropriar" desses serviços. A apropriação mais simples é aquela que informa qual o executante utilizado, quantas HH (horas homem) foram utilizadas no serviço e se o mesmo foi concluído ou não. Se tivermos o valor do custo unitário da HH, podemos levantar o custo real de mão de obra.

Numa apropriação detalhada, informam-se o código do serviço e etapa, as matrículas dos executantes e hora de início e fim do trabalho de cada executante. Indica-se que materiais foram utilizados, o valor gasto com subcontratadas e outras informações relevantes para o serviço. É interessante também a existência de uma interface com o processo "Gerenciar Equipamentos" para o registro de informações úteis para o histórico de manutenção, quando for o caso. Aqui é crucial a facilidade de operação com a tela (acesso a instruções, orientação quanto a códigos a preencher, consistência de valores, devido ao grande número de pessoas que registrará informações nesta tela).

h) Administrar contratos/carga de serviços

Este processo abrange desde o processo de elaboração, fiscalização e controle de qualidade dos contratos até o acompanhamento orçamentário da manutenção; a análise dos desvios em relação ao previsto; tempos médios para iniciar o atendimento e para atender, por prioridade, por planta etc.; e a quantificação de benefícios incorporados à organização em função da execução de serviços. Este processo também é chamado de informações gerenciais.

Para que este processo funcione adequadamente, tornam-se necessárias as seguintes atividades:

• Acompanhamento orçamentário - previsto x realizado (por conta, área etc.).
• Duração prevista x duração executada dos serviços (por tarefa / O.S. (ordem de serviço), por área, por planta e outras categorias).
• Tempo médio entre o pedido e início do atendimento das O.S. por prioridade.
• Duração média dos serviços.
• Carga de serviços futuros (independente e condicionado).
• Estatísticas variadas (percentual de serviços por prioridade, por área, por planta etc.).
• Alguns outros indicadores de manutenção.

i) Controlar padrões de serviços

Este processo abrange o controle de serviços padrões (ordens de serviço), cadastro de procedimentos e outros padrões pertinentes à manutenção. Ao criar uma Ordem de Serviço, as suas tarefas podem ser geradas a partir de uma O.S. padrão específica, bem como cada tarefa pode ser associada a um determinado procedimento. Para minimizar o tempo na frente do computador, é recomendável que a manutenção crie um conjunto de O.S. padrões que abranja os serviços mais repetitivos de manutenção. E para assegurar qualidade em serviços mais complexos, se faz necessário associar procedimentos aos mesmos.

j) Administrar estoques.

Na maioria das empresas, o controle de estoque foi informatizado antes do processo de manutenção e, em muitas organizações, ele está desvinculado da manutenção. Devido à simplicidade dos algoritmos lógicos para esse controle, pode-se facilmente administrar, de forma mecanizada e com qualidade, um elevado número de itens.