Terra à vista: caixa de entrada do Gmail

Agora que você já sabe como enviar um e-mail e inserir algumas personalizações, veremos como gerenciá-lo. Na caixa de entrada, ficam listadas todas as mensagens recebidas por você, permitindo-lhe uma ideia geral do conteúdo delas e de quem as enviou.

Por padrão, sua caixa de e-mail é organizada em seis colunas, assim representadas, da esquerda para a direita:

Ícone	Função
Caixa de seleção	Ao clicar na caixa de seleção, o e-mail é marcado para que você realize alguma ação.
Marcar com estrela	Ao clicar neste ícone, a estrela é "acesa" e o e-mail fica guardado e arquivado em um menu específico. Isso facilitará a busca e a identificação de uma mensagem com essa marcação.
Marcar como importante	Semelhante ao item anterior. A diferença é que, se o e-mail gerar muitas interações entre os interlocutores, automaticamente o Gmail sugere essa marcação.

Remetente: Identificação da pessoa ou instituição que enviou o e-mail. Por isso, é importante que, ao criar o seu e-mail, você coloque, preferencialmente, seu nome real ou como prefere e costuma ser identificado.

Assunto do e-mail: Um título para a mensagem que indique do que ela se trata.

Hora ou data recebida: Registro do recebimento do e-mail. Se tiver sido recebido no mesmo dia, ficará registrada a hora. Caso seja um e-mail recebido a partir do dia anterior, ficarão indicados dia, mês e ano em que foi recebido.

Pronto! Com essas informações, você é capaz de configurar algumas funções do seu e-mail, enviar e recebê-los. Mas o que fazer quando os e-mails chegam, vão se acumulando e ficamos perdidos entre eles, sem saber por onde começar?

Que situação, hein? Para isso, além da opção de marcar com estrela ou como importante , você pode criar outros marcadores , que funcionam como pastas. Por meio desse recurso, seus e-mails são automaticamente encaminhados para uma das marcações, conforme os critérios definidos por você. Portanto, é possível criar marcadores para as mensagens recebidas do nosso curso, do seu local de trabalho, de sites de compras, etc.

Para criar um marcador, é necessário:

1. Clicar na opção Mais , do menu à esquerda na sua caixa de e-mail;
2. Clicar em Criar novo marcador;
3. Nomear o marcador;
4. Clicar em Criar.

Pronto! Seu marcador está criado. Agora, para que as mensagens sejam encaminhadas para ele diretamente, indique alguns e-mails já recebidos. Para tanto, você precisa:

1. Selecionar um e-mail com a Caixa de seleção ;
2. Na parte superior, clicar em Marcadores ;
3. Clicar na caixa ao lado de cada marcador que você deseja adicionar;
4. Para adicionar um marcador a várias mensagens, selecione-as na caixa de entrada e clique em Marcadores .

Outra opção, é indicar que e-mails específicos sejam enviados diretamente para um marcador. Por exemplo, se você quiser que todos os e-mails enviados do host @imd.ufrn.br sejam armazenados em um marcador IMD, siga os seguintes passos:

1. Na caixa de busca do Gmail, clique no botão com a seta para baixo para Mostrar opções de pesquisa;
2. No campo De, digite @imd.ufrn.br e clique em Criar filtro com esta pesquisa »;
3. Na tela seguinte, marque as opções Ignorar a caixa de entrada (Arquivar) e Aplicar o marcador. Caso já tenha criado o marcador, é só escolhê-lo pelo menu. Se não, você poderá criar ali mesmo;
4. Marque a opção Também aplicar filtro a conversas correspondentes, para que todos os e-mails do host em questão já recebidos sejam direcionados para o marcador;
5. Clique no botão Criar filtro e pronto. Todos os seus e-mails do IMD serão diretamente enviados para a pasta desse marcador.

Após criar o marcador, você pode visualizá-lo no menu esquerdo. No botão com a seta para baixo , é possível configurá-lo para alterar a cor, o que facilita, visualmente, a identificação entre os demais e-mails de sua caixa, além da possibilidade de editar o nome atribuído ou mesmo excluir o marcador.

Existem outras maneiras de criar marcadores: i) na parte superior, pela opção Marcadores e ii) no menu de configurações . Que tal explorar pela internet como fazer? Depois nos diga o que lhe pareceu mais fácil!

Agora, se ainda assim você deseja encontrar aquele e-mail escondido entre tantos outros e sem nenhuma marcação, então poderá fazer uma busca! Assim como alguns "truques" vistos no sistema de buscas da Google, o buscador do Gmail também nos oferece comandos para facilitar que e-mails específicos sejam encontrados.

Você perceberá que, ao iniciar a digitação dos comandos e critérios de busca, algumas sugestões serão imediatamente indicadas. Caso apareça o que precisa, basta selecionar clicando com o mouse ou direcionando com as setas do teclado. Do contrário, ao concluir a digitação do operador de busca, basta dar Enter ou clicar no botão de busca , que os e-mails encontrados serão mostrados.

A seguir, apresento alguns operadores de pesquisa disponíveis no campo de buscas da sua caixa de entrada do Gmail.

• Por remetente

  O que se quer encontrar:

  E-mails recebidos de uma pessoa/e-mail específicos.

  Comando:

  from: (de, em inglês)

  Exemplo: from:imd

• Por destinatário

  O que se quer encontrar:

  E-mails enviados para uma pessoa/e-mail específicos.

  Comando:

  to: (para, em inglês)

  Exemplo: to:dennys

• Palavras no assunto

  O que se quer encontrar:

  E-mails recebidos ou enviados a partir de palavras indicadas no assunto.

  Comando:

  subject: (assunto, em inglês)

  Exemplo: subject:aula

• Agrupar vários termos no assunto

  O que se quer encontrar:

  E-mails recebidos ou enviados a partir de diferentes palavras indicadas no assunto.

  Comando:

  ( )

  Exemplo: subject:(jantar cinema)

• Mensagens por palavra ou frase exata

  O que se quer encontrar:

  Mensagens com algumas palavras ou frases específicas.

  Comando:

  " " (aspas)

  Exemplo: "encontro virtual"

• Excluir mensagens dos resultados

  O que se quer encontrar:

  Mensagens com algumas palavras ou frase específicas, mas que você deseja excluir algum termo.

  Comando:

  - (sinal de subtração)

  Exemplo: aula -presencial

• Vários termos

  O que se quer encontrar:

  E-mails que você deseja que tenha dois ou mais critérios de busca ou mesmo que esteja com dúvidas sobre quais deles.

  Comando:

  OR (ou, em inglês) ou { }

  Exemplos:

  from:imd OR from:dennys

  {from:imd from:dennys}

• Mensagens por marcador

  O que se quer encontrar:

  E-mails guardados em marcadores específicos criados.

  Comando:

  label: (rótulo, em inglês)

  Exemplo: label:amigos

• Mensagens com anexo

  O que se quer encontrar:

  E-mails com arquivos em anexo.

  Comando:

  has:attachment (tem e anexo, em inglês)

  Exemplo: has:attachment

• Mensagens com um link ou anexos do Google Drive

  O que se quer encontrar:

  E-mails com arquivos ou links anexados ao Google Drive. É possível listar o tipo específico de arquivo, como documentos, planilhas eletrônicas e apresentações de slides.

  Comando:

  has:drive

  has:document (documento, em inglês)

  has:spreadsheet (planilha, em inglês)

  has:presentation (apresentação, em inglês)

  Exemplos:

  has:drive

  has:document

• Mensagens de uma lista de e-mails

  O que se quer encontrar:

  Mensagens enviadas ou recebidas por listas e grupos de e-mails.

  Comando:

  list: (lista, em inglês)

  Exemplo: list:alunos@imd.ufrn.br

• Mensagens enviadas entre determinado período de tempo

  O que se quer encontrar:

  E-mails enviados entre determinado período de tempo. Atente que a indicação da data é no modelo: AAAA/MM/DD.

  Comando:

  after: (depois, em inglês)

  before: (antes, em inglês)

  older: (mais antigo, em inglês)

  newer: (mais novo, em inglês)

  Exemplos:

  after:2017/04/16

  before:2017/04/18

• Mensagens mais antigas ou mais recentes do que um período de tempo em dias (d), meses (m) e ano (y)

  O que se quer encontrar:

  E-mails enviados em determinado tempo indicado por número de day (dia, em inglês), month (mês, em inglês) ou year (ano, em inglês).

  Comando:

  older_than: (mais antigo que, em inglês)

  newer_than: (mais novo que, em inglês)

  Exemplo: older_than:3y

• Resultados que correspondem exatamente a uma palavra

  O que se quer encontrar:

  Mensagens que possuam uma palavra exata.

  Comando:

  + (sinal de adição)

  Exemplo: +gmail

Caso você tenha alguma dúvida ou deseje saber outros detalhes sobre como ler e organizar e-mails do Gmail, acesse a página de suporte, clicando aqui. No mais, lembre-se: o que é mostrado aqui nunca é o limite! Explore e pesquise a respeito de outras funções e segredos do seu gerenciador de e-mail.